Vraagstuk
De organisatie wilde ISO 9001 gecertificeerd worden en had nog geen kwaliteitsmanagementsysteem. Twee juridische entiteiten, twee landen, en vier verschillende dienstlijnen die van elkaar verschillen: consultancy, projectontwikkeling, assetmanagement en operationeel beheer. Een generiek handboek van internet zou niet aansluiten en zou bij de eerste audit stuklopen.
Aanpak
We zijn begonnen bij de scope en niet bij de documenten. Eerst vastgesteld welke activiteiten onder het systeem vallen, welke clausules van toepassing zijn en welke onderbouwd uitgesloten kunnen worden. Projectontwikkeling betekent dat clausule 8.3 over ontwerp en ontwikkeling gewoon van toepassing is, wat veel organisaties in deze sector ten onrechte overslaan.
Daarna het volledige documentenhuis opgebouwd, met AI als versneller op het schrijfwerk en de consistentiebewaking, niet als vervanging van de inhoudelijke keuzes. Elke procedure is teruggekoppeld aan de praktijk van de organisatie.
Resultaat
- Kwaliteitshandboek dat alle clausules van ISO 9001:2015 dekt, geschreven op de eigen context en op beide entiteiten.
- Circa 30 samenhangende documenten, met een referentiematrix die elk document aan de bijbehorende clausule koppelt.
- Onderbouwde scope met gedocumenteerde uitsluiting, zodat de auditor geen open vraag heeft.
- Versie- en wijzigingsbeheer vanaf dag één ingericht, in plaats van achteraf gereconstrueerd.