×Documentvrijgave met nummering, PDF en aantoonbaarheid
Bouwonderneming binnen een grote landelijke groep
Vraagstuk
Projectdocumenten doorliepen een controle- en vrijgaveproces dat volledig op afspraken draaide. Documentnummers werden handmatig uitgedeeld en liepen daardoor dubbel. Bij vrijgave moest er een PDF komen, maar die werd niet altijd gemaakt. En als iemand het document net open had staan, liep het proces vast zonder dat duidelijk was waarom.
Aanpak
Het proces is uit elkaar getrokken in controle en vrijgave, met per stap een expliciete status op het document zelf. Documentnummers komen uit een centrale tellerlijst, uitgegeven met een etag-controle zodat twee gelijktijdige aanvragen niet hetzelfde nummer krijgen.
Metadata wordt weggeschreven op een manier die de validatieregels van de bibliotheek respecteert, inclusief de bijzonderheden rond taxonomievelden die bij een gewone update stilzwijgend misgaan. Voor het vastlopen op geopende documenten is detectie ingebouwd die de gebruiker vertelt wie het bestand op dat moment vasthoudt, in plaats van een technische foutmelding.
Bij vrijgave wordt automatisch een PDF gegenereerd en op de juiste plek weggezet.
Rolverdeling
Docubird levert het documentmanagementplatform op Microsoft 365. Digichangers heeft de inrichting bij deze klant gedaan: de vertaling van het werkproces naar content types en metadata, de bouw en het debuggen van de controle- en vrijgavestromen, en de afstemming met de IT-organisatie over rechten en technische randvoorwaarden.
Die combinatie werkt goed, omdat het platform de basis levert en de winst zit in de aansluiting op hoe er in dit specifieke bedrijf gewerkt wordt.
Resultaat
- Unieke, doorlopende documentnummering zonder handmatige uitgifte.
- Controle en vrijgave als aantoonbare, gescheiden stappen met datum, persoon en status.
- Automatische PDF bij vrijgave, dus altijd een vaste versie van wat is vrijgegeven.
- Begrijpelijke terugkoppeling bij blokkades, waardoor het beheer minder support kost.
Techniek
Herkent u uw eigen documentvraagstuk in een van deze cases?
Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken samen waar bij u de meeste tijd en grip te winnen valt.