×Contractgoedkeuring die de bevoegdhedenmatrix afdwingt
Handelsonderneming met meerdere productgroepen en een internationale salesorganisatie
Vraagstuk
Verkoopcontracten werden per mail rondgestuurd voor akkoord. Wie moest tekenen hing af van de productgroep, het contractbedrag en de rol van de indiener, en die logica zat in hoofden en niet in het systeem. Gevolg: contracten die bij de verkeerde persoon belandden, goedkeuringen die niet terug te vinden waren, en een bevoegdhedenmatrix die op papier bestond maar in de praktijk niet werd afgedwongen.
Aanpak
We hebben de goedkeuringslogica uit de flow gehaald en in centrale masterdata gezet. Een registerlijst legt vast wie welke rol heeft, voor welke productgroep, tot welk bedrag. De flow leest die lijst en bepaalt daaruit het pad, in plaats van dat het pad hardgecodeerd in de flow staat.
Daarnaast een validatie aan de poort. Voordat er ook maar iemand een goedkeuringsverzoek krijgt, controleert de flow of het document het juiste formaat en content type heeft, en of de combinatie van persoon, rol en productgroep überhaupt geldig is. Klopt het niet, dan gaat het contract terug naar concept met een uitleg voor de indiener in plaats van halverwege te stranden.
Resultaat
- Vier goedkeuringsniveaus met automatische escalatie op contractwaarde, en auto-approve wanneer de indiener zelf al bevoegd is.
- Automatische contractnummering, met concurrency control zodat er nooit dubbele nummers ontstaan.
- Bewaking op openstaande goedkeuringen, zodat contracten niet stilvallen.
- Een volledig traceerbaar goedkeuringsspoor, bruikbaar als bewijslast bij audit.
- Wijzigt de bevoegdhedenmatrix, dan wijzigt een lijstregel. Niet de flow.
Techniek
Herkent u uw eigen documentvraagstuk in een van deze cases?
Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken samen waar bij u de meeste tijd en grip te winnen valt.